Çalışan takip programı nasıl seçilir?

“Çalışan takip programı” diye arattığınızda üç farklı ürün türü karşınıza çıkar ve çoğu zaman birbirine karışır:

1. Giriş-çıkış (PDKS) sistemleri: kart, QR ya da mobil uygulamayla işe geliş ve çıkış saatini kaydeder.
2. Zaman ve verimlilik takibi: bilgisayarda hangi uygulamada ve web sitesinde ne kadar zaman geçtiğini otomatik ölçer, raporlar.
3. Güvenlik odaklı izleme (DLP, içeriden tehdit): dosya hareketleri, oturum kayıtları gibi çok daha derin veriler toplar; genelde bilgi güvenliği ekipleri içindir.

Hangisine ihtiyacınız olduğunu bilmeden ürün karşılaştırmak zaman kaybıdır. Ofise geliş saatini tutmak istiyorsanız PDKS yeter. Ekibin zamanının nereye gittiğini, kimin aşırı yüklendiğini, projelerin gerçekte kaç saat sürdüğünü görmek istiyorsanız aradığınız ikinci gruptur. Bu yazı o gruba odaklanıyor.

1. Tam olarak neyi kaydediyor, neyi kaydetmiyor?

Satış sayfası değil, ürünün yardım belgelerini okuyun. Sorulacak sorular:

• Öndeki uygulamayı mı, pencere başlığını mı, tam web adresini mi kaydediyor? Bunlar ayrı ayrı kapatılabiliyor mu?
• Tuş vuruşlarının içeriğini kaydediyor mu? (Sayısı ile içeriği çok farklı şeylerdir.)
• Ekran görüntüsü alıyor mu? Varsayılan olarak açık mı, kapalı mı? Ekranın videosunu kaydediyor mu?
• Kamera veya mikrofona erişiyor mu?

Ne kadar az veri toplanırsa çalışanın güveni o kadar korunur, hukuki riskiniz de o kadar azalır. İhtiyacınız olmayan veriyi toplamamak, KVKK’nın “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma” ilkesinin de gereğidir (6698 sayılı Kanun, md. 4).

2. Çalışan neyin kaydedildiğini görebiliyor mu?

İyi bir araç izlenen kişiye karşı şeffaftır: çalışan kendi verisini görebilmeli, neyin kaydedildiğini sade bir dille okuyabilmeli ve kişisel bir iş için takibi duraklatabilmelidir. “Gizli mod”, “fark ettirmeden kurulum” gibi özellikleri öne çıkaran ürünlerden uzak durun; bu hem ekip kültürüne hem de hukuka aykırı bir yoldur.

3. Aydınlatma ve rıza süreçlerini nasıl yönetiyor?

KVKK, çalışanların izlenmeden önce bilgilendirilmesini (aydınlatma, md. 10) ister. Bazı veriler için, örneğin ekran görüntüleri için, ayrıca açık rıza gerekebilir. Burada sorulacak soru şu: aydınlatma metnini e-postayla mı dağıtacaksınız, yoksa ürün bunu yayımlamanıza ve kimin okuduğunu kanıtlamanıza yardım ediyor mu? (Ayrıntı: KVKK’ya uygun çalışan izleme nasıl yapılır.)

4. Verimliliği nasıl hesaplıyor ve kuralları kim belirliyor?

“Verimlilik puanı” kara kutu olmamalı. Hangi uygulamanın verimli sayılacağına siz karar verebilmeli, kuralı takım bazında değiştirebilmeli ve hesabın formülünü görebilmelisiniz. Aksi hâlde bir tasarımcının tasarım aracında, bir geliştiricinin terminalde geçirdiği süre yanlış sınıflanır ve rakamlara kimse güvenmez.

5. Ekibinizin işletim sistemlerinde çalışıyor mu?

Yazılım ekiplerinde Windows, macOS ve Linux bir arada olur. Her biri için ayrı ayrı bakın: hangi sürümler destekleniyor, web adresi takibi hangi tarayıcılarda çalışıyor, kurulum yönetici yetkisi istiyor mu, uygulama nasıl kaldırılıyor?

6. Türkçe mi?

Panel yöneticinin, masaüstü uygulaması ve bilgilendirme ekranları her çalışanın önüne çıkar. Arayüz ve yardım belgeleri Türkçe değilse “neyi kaydediyor” sorusunun cevabını ekibinize siz çevirmek zorunda kalırsınız. Türkiye resmi tatilleri ve arife yarım günleri gibi yerel ayrıntılar da izin ve mesai hesaplarını doğrudan etkiler.

7. Fiyat nasıl hesaplanıyor?

• Kullanıcı başı mı, koltuk başı mı? Davet edip henüz başlamamış kişiler için de ödüyor musunuz?
• En az kaç kullanıcı şartı var?
• Yıllık ödemeye zorunlu musunuz?
• Ekran görüntüsü, entegrasyon, API gibi özellikler ayrı eklenti mi?

8. Deneme süresinde gerçek bir test yapabiliyor musunuz?

Kredi kartı istemeyen, tüm özellikleri açık bir deneme idealdir. Denemeye 3–5 kişilik gönüllü bir takımla başlayın, ilk günden aydınlatmayı yapın ve iki hafta sonunda şu soruyu sorun: “Bu rakamlarla verdiğimiz bir karar oldu mu?“

9. Veriniz nerede tutuluyor, deneme bitince ne oluyor?

Sağlayıcının alt işleyen listesi (barındırma, e-posta, yapay zekâ sağlayıcıları) açık olmalı. Deneme bittiğinde ya da abonelik iptal olduğunda verinize ne olduğunu ve nasıl dışa aktarılacağını önceden öğrenin.

Kısa kontrol listesi

Soru	Evet / Hayır
Neyi kaydettiğini ve kaydetmediğini açıkça yazıyor mu?
Çalışan kendi verisini görebiliyor mu?
Kişisel iş için takibi duraklatma var mı?
Aydınlatma / rıza süreci ürünün içinde mi?
Verimlilik kurallarını siz mi belirliyorsunuz?
Ekibinizin tüm işletim sistemlerinde çalışıyor mu?
Türkçe arayüz ve yardım var mı?
Yalnız aktif kullanıcı için mi ödüyorsunuz?
Kartsız, tam özellikli deneme var mı?

Focus bu listede nerede duruyor?

Bu listeyi Workify360 Focus’u geliştirirken kendimize de sorduk. Focus’un bugünkü cevapları:

• Neyi kaydettiğini ve kaydetmediğini anlatan herkese açık bir sayfası var: Focus benim hakkımda ne kaydediyor. Tuş vuruşlarının içeriği, video, kamera ve mikrofon yok; pencere başlığı ve web adresi kaydı şirket ayarından kapatılabiliyor.
• Çalışan kendi gününü My Focus’ta görür ve özel zamanla takibi duraklatır.
• Verimlilik kurallarını şirket ve takım bazında siz belirlersiniz (verimlilik kuralları).
• Windows 10 ve 11, macOS 12 ve sonrası ve Linux’ta çalışır; panel ve yardım merkezi Türkçedir.
• Ekran görüntüleri Premium pakettedir, varsayılan olarak kapalıdır ve yalnız açık rıza veren kişiler için alınır. Bu özellik kademeli olarak kullanıma açılıyor.
• Yakında: aydınlatma metnini panelden yayımlamak ve kimin okuduğunu görmek, organizasyonlara adım adım gelen yeni panel sürümünün parçası (aydınlatma metinleri). O zamana kadar aydınlatmayı kendi kanallarınızdan yapın.
• Ekipler için kullanıcı başı aylık ₺250 + KDV’den başlar; yalnız aktif kullanıcılar faturalanır; 14 gün tüm Premium özellikleriyle, kredi kartı olmadan denenir. Fiyatlar gösterge niteliğindedir, kesin fiyat ödeme sayfasında gösterilir (fiyatlar).

Eksiklerimizi de söyleyelim: mobil uygulamamız yok. Web adresi takibi de her yerde çalışmıyor: şirket web sitesi adreslerini kaydediyorsa adresler macOS’ta Chrome, Brave ve Safari’den, Windows’ta Chrome, Edge, Brave, Opera, Vivaldi, Chromium, Arc ve Firefox’tan gelir. Linux’ta ve diğer tarayıcılarda web adresi kaydedilmez.

Focus’un nasıl çalıştığını tek sayfada görmek için: Türkçe, şeffaf çalışan takip programı.