Aydınlatma metinleri

KVKK, çalışanları izlemeden önce onlara neyin, neden, ne kadar süreyle kaydedildiğini, kimlere aktarıldığını ve haklarını anlatmanızı ister. Çalışan izlemeyle ilgili aydınlatma metni budur. Focus bu metni yazmanızı, organizasyonunuzdaki herkese yayımlamanızı ve her kişinin okuduğunun kanıtını saklamanızı sağlar.

Hesap sahibi ve yöneticiler Ayarlar → Gizlilik (KVKK) → Aydınlatma metinleri sayfasını açar. Liste her metni dili ve sürümüyle, taslak mı yayımlanmış mı olduğunu ve yayımlanmış bir sürüm için kaç kişinin okuduğunu, kaç kişinin henüz okumadığını gösterir.

Metni hazırlayın

Yeni bir taslak başlatın. İlk seferde Focus’un varsayılan metninden başlayın: masaüstü uygulamasının neyi kaydettiğini ve neyi kaydetmediğini, saklama sürelerini, 35 günlük yedek kuralını, verinin barındırma ve e-posta gönderimi için yurt dışına aktarılabileceğini (Workify360 alt işleyen listesi bağlantısıyla) ve çalışanın haklarını anlatır. Hiçbir hizmet sağlayıcının adını vermez: şirketiniz için önemli olan sağlayıcıları, kendi kullandıklarınız dahil, siz ekleyin.
Metni organizasyonunuza uyarlayın: şirketinizin adı ve iletişim bilgileri, neden izlediğiniz, dayandığınız hukuki sebep ve şirketinizde veriyi kimlerin gördüğü. Varsayılan metin bir başlangıçtır; son metni avukatınıza ya da veri koruma danışmanınıza kontrol ettirin.
Düz Markdown ile yazın: başlıklar, listeler, kalın metin ve bağlantılar. Önizleme metni çalışanların göreceği hâliyle gösterir; diğer biçimlendirmeler kaldırılır.

Taslaklar değiştirilebilir ve silinebilir. Metni Türkçe ve İngilizce hazırlayın: herkes kendi dilindeki sürümü, o dilde yoksa diğer dildekini görür.

Yayımlayın

Bir taslağı yayımladığınızda metnin yeni sürümü olur. Yayımlamak herkese yeniden sorar: önceki sürümü okumuş olanlar dahil her çalışan, paneli bir sonraki açışında yeni sürümü kabul etmek zorundadır. Yayımlanmış bir sürüm değiştirilemez (notice_already_published); metni değiştirmek için yeni bir taslak başlatın, yayımladığınızda bir sonraki sürüm olur.

Metni okuması gereken herkes panelde bir bildirim de alır.

Çalışanlar ne görür

Çalışan paneli bir sonraki açışında metni bir pencerede görür. Pencere kapatılamaz; kişi metni okur ve Okudum, anladım’ı seçer. Birden çok metin varsa art arda gelir. Yanıt kaydedilemezse panel kullanılabilir kalır ve pencere bir sonraki sayfada yeniden açılır.

Kabul sürümü, zamanı ve kanalıyla saklanır ve kanıt olarak tutulur; kişinin KVKK silmesinden sonra da kalır (KVKK başvuruları). Çalışan izleme aydınlatma metni rıza değil, bilgilendirmedir; bu yüzden geri çekilemez (acknowledgement_not_withdrawable). Çalışanlar kabul ettikleri metinleri profillerinin Gizlilik sekmesinde yeniden okuyabilir (verilerim).

Metin yalnız panelde gösterilir; masaüstü uygulaması ve giriş sayfaları göstermez. Paneli hiç açmayan kişilere metni başka bir yolla da verin, örneğin işe giriş belgeleriyle birlikte.

Ekran görüntüsü açık rızası metni

Ekran görüntüleri varsayılan olarak kapalıdır. Bunları açmadan önce Ekran görüntüsü açık rızası türünde ikinci bir metin yayımlayın: KVKK ekran görüntüleri için yalnız bilgilendirme değil, her kişinin açık rızasını ister. Focus’un varsayılan metni bir ekran görüntüsünde neler olduğunu, ne zaman alınmadığını, kimin gördüğünü, ne kadar saklandığını, nerede depolandığını ve rızanın nasıl geri çekileceğini anlatır; çalışan izleme metni gibi uyarlayıp yayımlayın.

Metin yalnız ekran görüntüleri açık olan kişilere gösterilir. Ekran görüntüleri sonradan açılan kişi metni paneli bir sonraki açışında görür.
Her kişi Onay veriyorum ya da Onay vermiyorum’u seçer. Ekran görüntüsü yalnız rıza veren kişiler için alınır; liste kaç kişinin rıza verdiğini ve kaç kişinin henüz yanıt vermediğini gösterir.
Rıza profilin Gizlilik sekmesinden istendiği zaman geri çekilebilir. Bundan sonra o kişinin alınan hiçbir görüntüsü Workify360’a ulaşmaz ve masaüstü uygulaması en geç 15 dakika içinde görüntü almayı bırakır.
Yeni bir sürüm herkese yeniden sorar; kişi yeni sürüme rıza verene kadar onun için ekran görüntüsü alınmaz.

Yayımlanmış bir ekran görüntüsü metni yoksa kimse için ekran görüntüsü alınmaz. Bkz. ekran görüntüleri.