Müşteriler ve faturalar

Müşteriler projelerin bir parçasıdır (Pro ve Premium paketleri). Müşteri faturası isteğe bağlıdır ve Premium paketine dahildir. Müşterileri ve faturaları yalnız hesap sahibi ve şirket yöneticileri görür ve yönetir.

Müşteriler

Projeler → Müşteriler’i açın. Bir müşterinin adı (arşivlenmemiş müşteriler arasında benzersiz), iletişim bilgileri, adresi ve ülkesi, vergi dairesi, vergi numarası, varsayılan para birimi (TRY, USD ya da EUR) ve notları vardır. Projeler proje ayarlarında bir müşteriye bağlanır.

Vergi numarası (10 haneli VKN ya da 11 haneli TCKN) kaydedilmeden önce kontrol edilir (invalid_tax_id), şifreli saklanır ve yalnız son 4 hanesiyle gösterilir. Değiştirmek için yenisini girin; numaranın tamamı bir daha gösterilmez. Tamamı yalnız o müşterinin faturalarına basılır.

Artık çalışmadığınız müşteriyi arşivleyin. Projesi ya da faturası olan müşteri silinemez (client_in_use).

Fatura şablonları

Fatura şablonu her faturada aynı olan bilgileri tutar: şirketinizin adı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası (müşterininki gibi şifreli saklanır), e-postası, telefonu, IBAN ve banka, faturanın dili (Türkçe ya da İngilizce), bir alt not, numara öneki ve hane sayısı, varsayılan vade günü, KDV oranı ve para birimi.

İlk şablon varsayılan olur. Başka bir şablonu varsayılan yapmak işareti öncekinden alır.
Türkçe şablon, belgenin bilgi amaçlı olduğunu ve e-Fatura veya e-Arşiv faturası yerine geçmediğini söyleyen bir alt notla başlar. Bu notu değiştirebilirsiniz.
Şablonlar silinmez, arşivlenir; faturalar oluşturuldukları şablonu korur. Başka etkin şablonlar varken varsayılan şablonu arşivlemek için önce başka bir şablonu varsayılan yapın (invoice_template_in_use).

Fatura oluşturma

Faturalar sayfasında yeni bir fatura başlatın.
Müşteriyi, dönemi ve projeleri seçin (proje seçmemek müşterinin bütün projeleri demektir).
Neyin faturalanacağını seçin: projelere atanmış bütün zaman ya da Yalnız verimli süreyi faturala (aşağıda).
Satırların nasıl gruplanacağını seçin: proje başına, proje ve görev başına ya da ayrıca kişi başına.
Şablonu seçin ya da varsayılanı bırakın.
Önizlemeyi kontrol edin: satırlar, toplamlar, faturalanamaz ya da zaten faturalanmış olduğu için dışarıda kalan zaman ve ücreti bulunmayan faturalanabilir zaman gibi sorunlar. Ücretleri düzeltip yeniden önizleyin.
Faturayı oluşturun. Taslak olarak başlar.

Her zaman satırı saatleri, saatlik ücreti ve tutarı gösterir; ücretler üç ücret katmanından gelir. Ücretin para birimi faturanın para birimi olmalıdır.

Taslaktaki zaman faturalanmış olarak işaretlenir; böylece aynı zaman iki faturaya giremez. Faturalanmış zaman kaydı zaman çizelgesinde kilitlidir. Taslak silinince ya da fatura iptal edilince kilit kalkar.

Yalnız verimli süreyi faturala

Yalnız verimli süreyi faturala seçiliyken bir satır dönemin tamamını değil, atanan dönemlerin içindeki verimli süreyi faturalar. Focus kişinin etkinliğine 5 dakikalık dilimlerle bakar: atanmış bir dönemin kapsadığı her dilim için dilimin verimli süresini, dönemin dilimi ne kadar kapsadığı oranında sayar. Bu 5 dakikalık ayrıntı her dönemin kenarlarında bir yaklaşıklıktır. Verimli olarak işaretlenmiş onaylı offline zaman da sayılır. Neyin verimli olduğuna kişinin takımının verimlilik kuralları karar verir.

Taslağı düzenleme

Taslakta satır açıklamalarını, saatleri ve birim fiyatları değiştirebilir, kendi satırlarınızı (örneğin kurulum ücreti) ekleyebilir, KDV oranını, notları ve tarihleri değiştirebilir, taslakta zaman satırı yokken para birimini değiştirebilirsiniz. Yeniden oluşturma, zaman satırlarını güncel zamandan ve ücretlerden yeniden kurar; kendi satırlarınız kalır. Toplamlar her değişiklikte yeniden hesaplanır. Bir fatura en çok 2.000 satır taşır.

Durumlar

Durum	Anlamı	Sonraki adımlar
Taslak	Hazırlanıyor; henüz numarası yok	Düzenleme, yeniden oluşturma, silme ya da Faturayı kes
Gönderildi	Numarasıyla kesildi	Ödendi olarak işaretleme ya da iptal
Gecikti	Gönderildi ve vadesi geçti	Ödendi olarak işaretleme ya da iptal
Ödendi	Ödeme bir tarihle kaydedildi	Ödenmedi olarak işaretleme (gönderildiye döner) ya da iptal
İptal	Bir gerekçeyle iptal edildi; numarası kalır	—

Gecikti durumunu kimse elle vermez: gönderilmiş ve vadesi (organizasyonunuzun saat diliminde) geçmiş fatura, ödendi olarak işaretlenene ya da iptal edilene kadar gecikmiş görünür. Focus faturaları e-postayla göndermez; Gönderildi faturanın kesildiği anlamına gelir, PDF’i müşterinize kendiniz gönderirsiniz.

Numara ve kesim

Faturayı kes taslağa numarasını, düzenleme tarihini (başka bir tarih seçmezseniz bugün) ve vade tarihini (seçmezseniz şablonun vade gününe göre) verir. Bundan sonra fatura düzenlenemez ve şablon ya da müşteri sonradan değişse de o anki satıcı ve alıcı bilgilerini korur.

Fatura numaraları yıllık ve boşluksuzdur: önünde sizin önekinizle 2026-0001, 2026-0002 ve böyle devam eder (örneğin INV-2026-0007). Numara taslak oluşturulurken değil, fatura kesilirken verilir; bu yüzden silinen bir taslak hiçbir zaman boşluk bırakmaz.
Sayaç organizasyonunuza ve yıla aittir; yeni bir önek sayımı sürdürür (INV-2026-0007, sonra ACME-2026-0008).
Bir fatura, aynı yıl kesilen son faturadan önceki bir tarihle kesilemez (invoice_date_before_last).
İptal numarayı korur: iptal edilen fatura numarası ve gerekçesiyle listede kalır ve numara bir daha kullanılmaz. Zamanı yeni bir fatura için serbest kalır.

PDF

Her faturanın PDF’ini kendi sayfasından indirin. Şablonun dilinde, A4 bir belgedir: satıcı, alıcı, numara ve tarihler, dönem, satırlar, ara toplam, KDV ve genel toplam, notlar ve banka bilgileri. Taslağın numarası yoktur ve TASLAK filigranı taşır. Tutarlar TRY, USD ya da EUR’dur; fatura başına tek bir KDV oranı vardır.

Hata mesajları

Kod	Anlamı
`client_not_found`	Müşteri artık yok
`client_name_taken`	Arşivlenmemiş başka bir müşterinin adı bu
`client_in_use`	Müşterinin projeleri ya da faturaları var, silinemez; arşivleyin
`invalid_tax_id`	Vergi numarası geçerli bir 10 haneli VKN ya da 11 haneli TCKN değil
`invoice_template_not_found`	Şablon artık yok
`invoice_template_name_taken`	Başka bir şablonun adı bu
`invoice_template_in_use`	Bu varsayılan şablon. Arşivlemeden önce başka bir şablonu varsayılan yapın
`no_default_template`	Şablon seçilmedi ve varsayılan şablon yok; önce bir şablon oluşturun
`invoice_not_found`	Fatura artık yok
`invoice_not_draft`	Yalnız taslak düzenlenebilir, yeniden oluşturulabilir ya da silinebilir
`invoice_status_invalid`	Fatura şu anki durumundan o duruma geçemez (yukarıdaki tablo)
`invoice_empty`	Satırsız fatura kesilemez
`invoice_date_before_last`	Düzenleme tarihi bu yıl kesilen son faturadan önce; daha sonraki bir tarih seçin
`invoice_currency_locked`	Taslakta zaman satırları var, para birimi değiştirilemez; yeniden oluşturun ya da yeni bir fatura açın
`invoice_too_large`	Faturada 2.000’den fazla satır olacak; daha kısa bir dönem ya da daha kaba bir gruplama seçin
`rate_missing`	Faturalanabilir zamanın ücreti yok (ücretler ve maliyetler)
`rate_currency_mismatch`	Bir ücretin para birimi faturanın para biriminden farklı
`allocation_billed`	Bu arada biri bu zamanın bir kısmını başka bir faturaya ekledi; yeniden önizleyin