KVKK başvuruları
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği bir çalışan organizasyonunuzdan hakkında hangi verilerin tutulduğunu öğrenmek, bir kopyasını almak, düzeltilmesini ya da silinmesini istemek veya verisinin kullanılma biçimine itiraz etmek için başvurabilir. Veri sorumlusu organizasyonunuzdur ve 30 gün içinde yanıt vermek zorundadır. Focus her başvuruyu tek yerde tutar: kimin başvurduğu, kimliğinin nasıl doğrulandığı, ne karar verildiği, ne yapıldığı ve kanıtı.
Hesap sahibi ve yöneticiler Ayarlar → Gizlilik (KVKK) → Başvurular sayfasını açar.
Başvuru listesi
Section titled “Başvuru listesi”Üstteki sayaçlar açık başvuruları, son tarihine 7 günden az kalanları ve süresi geçenleri gösterir. Tablo her başvuruyu türü, kişi, nasıl geldiği, alındığı gün, son tarih ve kalan gün, durumuyla listeler. Duruma, türe ya da kişiye göre süzün; ayrıntılarını açmak için bir başvuruyu seçin.
| Tür | Kişi ne istiyor | Onaydan sonra Focus ne yapar |
|---|---|---|
| Erişim | Hakkında hangi verilerin tutulduğunu öğrenmek | Verileri ve bir özet sayfasını içeren bir ZIP hazırlar |
| Dışa aktarma | Verilerinin bir kopyası | Verileri içeren bir ZIP hazırlar |
| Silme | Verilerinin silinmesi | Kişinin bu organizasyondaki verilerini, yasanın saklanmasını istediği kayıtlar dışında siler |
| Düzeltme | Yanlış verilerin düzeltilmesi | Kendiliğinden bir şey yapmaz: veriyi siz düzeltir, sonra başvuruyu tamamlarsınız |
| Kısıtlama | Verilerinin daha az kullanılması | Kendiliğinden bir şey yapmaz: ayarları siz değiştirir, sonra başvuruyu tamamlarsınız |
| İtiraz | Verilerinin kullanılma biçimine itiraz | Kendiliğinden bir şey yapmaz: gereğini siz yapar, sonra başvuruyu tamamlarsınız |
Son üç türde değişikliği ait olduğu yerde yapın (örneğin kişiyi Ayarlar → Kullanıcılar içinde düzeltin ya da takibini kapatın), sonra başvuruyu ne yaptığınızı anlatan kısa bir notla tamamlayın.
Başvuru nasıl gelir
Section titled “Başvuru nasıl gelir”- Kişinin kendisinden: çalışanlar başvuruyu profillerinin Gizlilik sekmesinden gönderir (verilerim). Son birkaç dakika içinde giriş yapmış oldukları için kimlikleri doğrulanmış sayılır.
- Sizin kaydınızla: başvuru e-postayla, dilekçeyle, yüz yüze ya da başka bir yolla geldiğinde Başvuru kaydet’i seçin. Kişiyi, türü, nasıl geldiğini ve başvuruyu aldığınız günü (gelecekte değil, en fazla 30 gün önce; son tarih o günden sayılır) seçin ve başvurunun ayrıntılarını ekleyin. Ayrıntılara sağlık verisi ya da başka özel nitelikli kişisel veri eklemeyin.
Bir kişinin her türden yalnız bir açık başvurusu olabilir; ikincisi reddedilir (request_open).
Kimliği doğrulayın
Section titled “Kimliği doğrulayın”Sizin kaydettiğiniz başvuru kimliği doğrulanmamış olarak başlar. Onaylamadan önce başvurunun gerçekten o kişiden
geldiğinden emin olun; örneğin kişiyi bilinen bir numaradan geri arayın ya da kimliğine yüz yüze bakın.
Kimliği doğrula’yı seçin, nasıl doğruladığınızı seçin ve bir not ekleyin. Kimliği doğrulanmamış bir başvuru
onaylanamaz (identity_not_verified).
30 günlük süre
Section titled “30 günlük süre”Son tarih, başvurunun alındığı günden 30 gün sonradır; liste kaç gün kaldığını gösterir. Hesap sahibi ve yöneticiler bir başvuru geldiğinde, son tarihten 7 gün önce ve süre geçtiğinde panelde ve e-postayla bildirim alır. Bu bildirimler kapatılamaz (bildirimler).
Onaylayın ya da reddedin
Section titled “Onaylayın ya da reddedin”Başvuruyu açın ve Onayla ya da Reddet’i seçin. Ret için kişinin de göreceği bir gerekçe gerekir. Hiç kimse
kendi başvurusuna karar veremez (self_decision_forbidden) ve bir başvuruya yalnız bir kez karar verilir
(request_already_decided). Kişiye karar bildirilir.
Veri dışa aktarımı
Section titled “Veri dışa aktarımı”Bir erişim ya da dışa aktarma başvurusunu onayladığınızda Focus arka planda bir ZIP dosyası hazırlar ve hazır olduğunda kişiye bildirir. İçinde Türkçe ve İngilizce bir README ile CSV ve JSON dosyaları olarak şunlar bulunur:
- profil ve üyelik (ad, e-posta, cep telefonu, rol, takım, saat dilimi),
- etkinlik: uygulamalar, saklandıysa pencere başlıkları ve web sitesi adresleri, günlük toplamlar,
- cihazlar ve giriş oturumları,
- zaman girişleri, izinler, vardiyalar ve izin bakiyeleri,
- bildirimler ve bildirim tercihleri, destek talepleri,
- kişinin yaptığı ya da kişiyle ilgili denetim kaydı girişleri ve verisini kimlerin gördüğünün tam listesi,
- aydınlatma metni kabulleri ve KVKK başvuruları.
Kişi de siz de ZIP’i 7 gün boyunca indirebilirsiniz. Her indirme bağlantısı 5 dakika çalışır ve her indirme erişim
kaydına yazılır. Dosya hazır olmadan indirme export_not_ready, 7 günden sonra export_expired yanıtını verir.
Bir silmeyi onayladığınızda Focus kişinin bu organizasyondaki verilerini adım adım siler; başvuru ilerlemeyi gösterir. Kişinin oturumları biter ve bu organizasyona artık giriş yapamaz. Kişi Focus’ta başka bir organizasyonun da üyesiyse hesabı ve o organizasyondaki verileri kalır.
Puantaj kayıtlarını sakla (varsayılan açık), iş ve vergi mevzuatının saklamanızı istediği puantaj kayıtlarını tutar: zaman girişleri, onaylı izinler, vardiyalar ve günlük toplamlar. Bunlar ad, e-posta adresi, cep telefonu numarası ve notlar olmadan, anonim bir kimlikle kalır. Bu kayıtlara ihtiyacınız olmadığından eminseniz kapatın; o zaman onlar da silinir.
Organizasyonun hesap sahibi silinemez (owner_cannot_be_erased); önce hesap sahipliğini devredin
(kullanıcılar, roller ve davetler).
Neler kalır ve neden
Section titled “Neler kalır ve neden”| Ne | Neden |
|---|---|
| Puantaj kayıtlarını sakla açıkken puantaj kayıtları | İş mevzuatı (3 yıl) |
| Faturalar, abonelik ve denetim kaydının faturalama girişleri | Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu (10 yıl); kişinin değil, organizasyonun kayıtlarıdır |
| IP adresi, tarayıcı bilgisi ve serbest metin olmadan denetim kaydı ve erişim kaydı girişleri | Ne olduğunun kanıtı; kişinin kim olduğunu artık söylemez |
| Başvurunun kendisi ve raporu | Başvurunun nasıl yanıtlandığının kanıtı |
| IP adresi olmadan kişinin aydınlatma metni kabulleri | Kişinin bilgilendirildiğinin kanıtı |
Canlı veritabanından silinen veri şifreli yedeklerde en fazla 35 gün kalır, sonra düşer (saklama ve yasal bekletme).
Silme tamamlandığında başvurunun bir raporu olur: her türden kaç kaydın silindiği ya da anonimleştirildiği ve neyin hangi yasal dayanakla tutulduğu. Bunu kanıtınız olarak saklayın.
Yasal bekletme
Section titled “Yasal bekletme”Bir yasal bekletme kişiyi ya da bütün organizasyonu kapsıyorsa (örneğin bir dava nedeniyle) silme başlamaz:
başvurunun durumu Beklemede olur. Bekletme onaydan sonra ama silme çalışmadan önce eklenirse kararı veren kişi ve
hesap sahibi ayrıca bir bildirim alır. Bekletme kaldırıldıktan sonra başvurunun ayrıntılarında Yeniden başlat’ı
seçin; bekletme kişiyi hâlâ kapsıyorsa yeniden başlatma reddedilir (legal_hold_active)
(saklama ve yasal bekletme).
Erişim kaydı: kim kimin verisini gördü
Section titled “Erişim kaydı: kim kimin verisini gördü”Ayarlar → Gizlilik (KVKK) → Erişim kaydı birinin kişisel veriyi her görüşünü listeler: panelde, bir rapor dışa aktarmasında, bir e-posta raporunda ya da destek erişimiyle. Her giriş ne zaman, kimin (rolüyle), nasıl, hangi tür veriyi (örneğin pencere başlıkları), kiminle ilgili ve hangi dönem için gördüğünü gösterir.
- Verisi görülen kişiye, gören kişiye, kanala, veri türüne ve tarihlere göre süzün (bir seferde en fazla 93 gün).
- Ekrandaki satırları CSV dosyası olarak indirin.
- Silinmiş bir kişi adsız görünür; Workify360 desteğinin izinle yaptığı görüntülemeler destek olarak görünür (Workify360 desteğine geçici erişim verme).
Çalışanlar kendi girişlerini profillerinin Gizlilik sekmesinde Verimi kim gördü altında görür. Varsayılan olarak sayıları görürler (kanala, veri türüne ve aya göre); hesap sahibi aynı ekrandaki politikayla görenlerin ad ve rollerini de gösterebilir. Tam liste her zaman veri dışa aktarımlarının içindedir.