Yönetici hızlı başlangıç

Bu rehber hesap sahibi ve şirket yöneticileri içindir. İlk beş adım için yaklaşık yarım saat ayırın.

1. Hesabı oluşturun ve e-postanızı doğrulayın

Fiyatlar sayfasından kaydolun. Yeni organizasyon, tüm Premium özellikleriyle 14 günlük bir denemeyle başlar ve kredi kartı gerektirmez. Deneme bitince en fazla 3 aktif kullanıcılı bir organizasyon Ücretsiz pakette devam eder; daha büyük ekipler Pro ya da Premium’u seçer (paketler ve faturalama).

Kayıt iki kısa adımdır:

1. Kayıt formu (“Devam etmek için kaydolun”) adınızı, e-posta adresinizi ve bir parolayı sorar ve kullanım koşullarını kabul etmenizi ister. Sayfa formun altında Google, Microsoft ya da Apple düğmelerini gösteriyorsa bunun yerine o hesaplardan biriyle de kaydolabilirsiniz.
2. Sonraki sayfada (“Şirketinizi ekleyin”) şirketinizin adını yazın. Organizasyonun saat dilimi tarayıcınızdan alınır; daha sonra Ayarlar → Şirket altında değiştirebilirsiniz (aşağıda 2. adım).

Kayıt telefon numarası sormaz. Bir cep telefonu numarasını daha sonra Profil sayfanızda, kişisel bilgilerinizin altında ekleyebilirsiniz. Numara uluslararası biçimde saklanır ve SMS ile doğrulanmaz. Numaranızı yalnız siz, hesap sahibi ve şirket yöneticileri görebilir (çalışan hızlı başlangıç).

Kaydolduktan hemen sonra paneli kullanabilirsiniz, ancak e-posta adresinizi hesabı oluşturduktan sonraki 24 saat içinde doğrulamanız gerekir: size e-postayla gönderdiğimiz doğrulama bağlantısını açın.

• O zamana kadar paneldeki bir uyarı bandı kalan süreyi gösterir ve e-postayı yeniden gönderen bir düğme içerir.
• 24 saat sonra panel email_verification_required hatasıyla durur ve yalnız doğrulama isteyen bir sayfa gösterir; masaüstü uygulamasının istekleri de reddedilir. Bağlantıyı açın ya da o sayfadan yeniden gönderin; adres doğrulanır doğrulanmaz her şey yeniden çalışır (sık görülen hata mesajları).
• Adres kayıttan 72 saat sonra hâlâ doğrulanmamışsa hesap, başka kimse katılmadıysa oluşturduğu organizasyonla birlikte silinir. Sonra aynı adresle yeniden kaydolabilirsiniz.

Davet ettiğiniz kişiler adreslerini davet bağlantısını kabul ederek doğrular; ayrıca doğrulama yapmaları gerekmez.

2. Şirket ayarlarını kontrol edin

Ayarlar → Şirket sayfasını açın. Buradaki her değer, takımların ve tek tek kişilerin sonradan özelleştirebileceği şirket geneli bir varsayılandır (şirket ayarları).

• Varsayılan saat dilimi: kendi saat dilimi olmayan herkes için günler bu saat diliminde gece yarısı bölünür.
• Çalışma saatleri: çalışma günleri, başlangıç ve bitiş, günlük en az saat ve geç kalma toleransı. Geç kalma, devamsızlık, fazla mesai ve Etkinlik % bunlardan hesaplanır.
• Takip saatleri: masaüstü uygulamasının etkinlik gönderdiği saatler. Gün boyu takip için kapalı bırakın.
• Gizlilik: pencere başlıklarının kaydedilip kaydedilmeyeceği, web sitesi adreslerinin kaydedilip kaydedilmeyeceği (adresler macOS’ta Chrome, Brave ve Safari’den, Windows’ta Chrome, Edge, Brave, Opera, Vivaldi, Chromium, Arc ve Firefox’tan gelir; ayar kapalıyken masaüstü uygulaması 2.0.7 ve sonrası onları hiç okumaz) ve başlıkların ne kadar saklanacağı (gizlilik ayarları).

3. Takımları oluşturun ve kişileri davet edin

1. Ayarlar → Takımlar altında takımları oluşturun (takımlar).
2. Ayarlar → Kullanıcılar → Kullanıcı davet et ile kişileri davet edin. Her kişi için rolü ve takımı seçin (kullanıcılar, roller ve davetler).

Davet edilen her kişiye şifresini belirleyeceği bir bağlantı içeren e-posta gider. Bağlantı 7 gün geçerlidir.

4. Ekibinize neyin kaydedildiğini anlatın

Kimse uygulamayı kurmadan önce Focus’un neyi, neden kaydettiğini, kimin görebildiğini ve özel zamanın nasıl çalıştığını açıklayın. Focus benim hakkımda ne kaydediyor makalesini ekibinizle paylaşabilirsiniz.

5. Masaüstü uygulamasını dağıtın

Takip edilecek herkes masaüstü uygulamasını paneldeki İndirmeler sayfasından kurar ve kendi hesabıyla giriş yapar (masaüstü uygulamasını kurma). İlk etkinlik, uygulama göndermeye başladıktan bir iki dakika sonra panelde görünür.

6. Uygulamaları ve web sitelerini sınıflandırın

Her uygulama ve web sitesi nötr olarak başlar. Ayarlar → Verimlilik kuralları sayfasını açın, Öneriler sekmesine bakın ve şirketinizin kullandığı uygulama ve siteleri verimli ya da verimsiz olarak işaretleyin (verimlilik kuralları). Kurallar geçmiş günlere de hemen uygulanır.

7. Raporları kullanın

• Kontrol Paneli bugünün devam durumunu ve verimliliğini gösterir.
• Raporlar dönemleri, kişileri ve takımları karşılaştırır.
• Dışa aktarma ve e-posta raporları rakamları ihtiyacı olan kişilere ulaştırır.

Premium ile vardiya planlayabilir, devamsızlık ve izin bakiyelerini yönetebilirsiniz.

Ekran görüntüleri de Premium’un parçasıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Çoğu ekibin bunlara ihtiyacı yoktur. Sizinkinin varsa önce ekran görüntüsü açık rızası metnini yayımlayın, sonra bunları yalnız ihtiyaç duyan takımlar için açın; ekran görüntüleri yalnız rıza veren kişiler için alınır (ekran görüntüleri).

8. Projelerde zaman tutun (isteğe bağlı)

Müşterilerinize fatura kesiyorsanız ya da işinizin neye mal olduğunu bilmek istiyorsanız projelerinizi ve görevlerinizi Projeler altında oluşturun (projeler ve görevler). Ekibiniz proje zamanını paneldeki ya da masaüstü uygulamasındaki zamanlayıcıyla tutar ya da takip edilen zamanı sonradan projelere atar (zamanlayıcı ve zaman çizelgesi). Proje maliyetlerini görmek için saatlik ücretleri ekleyin (ücretler ve maliyetler); projeler, ücretler ve maliyetler Pro’ya dahildir. Premium ile bu zamandan müşteri faturası da oluşturabilirsiniz (müşteriler ve faturalar).