Veri saklama ve yasal bekletme
KVKK kişisel verinin yalnız gerektiği sürece tutulmasını ve sonra kaldırıldığını gösterebilmenizi ister. Focus her gece saklama süresi dolan etkinlik verisini kaldırır ve her çalıştırmayı kayda geçirir; böylece bir çalışan, bir denetçi ya da Kurum sorduğunda kanıtınız hazırdır. Zaman girişleri, izinler ve faturalar gibi yasanın saklamanızı isteyebileceği kayıtlar yaşlarına göre kaldırılmaz; bir KVKK silmesi kapsadığında ya da organizasyon kapatıldığında kaldırılır.
Hesap sahibi ve yöneticiler Ayarlar → Gizlilik (KVKK) → Saklama ile Ayarlar → Gizlilik (KVKK) → Yasal bekletmeler sayfalarını açar.
Veriler ne kadar saklanır
Section titled “Veriler ne kadar saklanır”Takvime göre kaldırılanlar
Section titled “Takvime göre kaldırılanlar”| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Etkinlik (uygulamalar, aktif ve boşta süre) | 395 gün ya da organizasyonunuz için belirlenen daha kısa süre (Saklama sekmesinde görünür) |
| Pencere başlıkları ve web sitesi adresleri | Varsayılan 90 gün; organizasyonunuz 1 ile 395 gün arasında seçer (gizlilik ayarları). Sonra başlık ve adres temizlenir; etkinliğin kendisi kendi süresi boyunca kalır |
| Ekran görüntüleri (varsayılan olarak kapalı; yalnız her kişinin rızasıyla alınır) | Varsayılan 30 gün; organizasyonunuz 1 ile 365 gün arasında seçer (ekran görüntüleri). Görüntü dosyaları ve silinmiş görüntülerin kayıtları da onlarla birlikte kaldırılır |
| Günlük toplamlar (kişinin gün özeti) | 3 yıl |
| AI özetleri ve iş yükü uyarıları (varsayılan olarak kapalı) | Anlattıkları gün ya da haftanın bitiminden sonra 180 gün (AI özetleri neyi görür) |
| Bir özet için AI’a gönderilen toplamlar | 30 gün; sonra yalnız özetle birlikte gösterilen rakamlar kalır |
| AI maliyet kaydı (her AI isteğinin modeli, boyutu ve maliyeti; gönderilen veriler olmadan) | 400 gün |
AI özetleri şu anda yalnız pilot organizasyonlarda açık. | Rapor dışa aktarmaları ve KVKK veri dışa aktarımları | 7 gün | | Bildirimler | 90 gün | | Başarısız işler | 30 gün | | Veritabanı yedekleri | 35 gün |
Saklama sekmesi etkinlik, pencere başlıkları, ekran görüntüleri, günlük toplamlar, çevrimiçi durum, KVKK veri dışa aktarımları, AI özetleri, AI’a gönderilen toplamlar, iş yükü uyarıları ve AI maliyet kaydı için yapılan çalıştırmaları ve KVKK silmelerini listeler. Rapor dışa aktarmalarının, bildirimlerin ve başarısız işlerin kaldırılması orada listelenmez.
Bir silmeye ya da kapanışa kadar saklananlar
Section titled “Bir silmeye ya da kapanışa kadar saklananlar”| Veri | Neden saklanır | Ne zaman kaldırılır |
|---|---|---|
| Zaman girişleri, izinler ve vardiyalar | İş hukukunun saklamanızı isteyebileceği çalışma süresi kayıtları | Puantaj kayıtlarını sakla kapalıyken yapılan bir KVKK silmesi bunları kaldırır; açıkken kişinin adı olmadan kalırlar. Organizasyonun kapatılması bunları kaldırır |
| Faturalar, abonelik ve fatura bilgileri | Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu (10 yıl) | Organizasyona ait oldukları için bir KVKK silmesinden ve kapanıştan sonra da kalırlar; Focus bunları yaşlarına göre kaldırmaz |
| Denetim kaydı ve erişim kaydı | Kimin ne yaptığının ve kimin kimin verisini gördüğünün kanıtı | Bir KVKK silmesi kişinin bilgilerini kayıtlardan temizler; organizasyonun kapatılması faturalama kayıtları dışında bunları kaldırır |
Focus bu kayıtları bir süre dolduğunda silmez. Politikanız bunlardan biri için daha kısa bir süre belirliyorsa bunu nasıl uyguladığınızı aydınlatma metninizde çalışanlarınıza anlatın (aydınlatma metinleri).
Saklama raporu
Section titled “Saklama raporu”Saklama sekmesi seçtiğiniz tarihler için şunları gösterir:
- organizasyonunuzda geçerli saklama süreleri,
- her veri türü için saklamanın kaç kez çalıştığı, kaç kaydın kaldırıldığı, başarısız çalıştırma olup olmadığı ve son kesim tarihi,
- silinen kayıt sayısıyla KVKK silmeleri,
- kaç yasal bekletmenin etkin olduğu.
Özetin altında her çalıştırmanın zamanı, veri türü, kesim tarihi ve kayıt sayısıyla listesi vardır. Kayıtlarınızla birlikte saklamak için CSV dosyası olarak indirin. Başarısız bir çalıştırma ertesi gün yinelenir; çalıştırmalar başarısız olmaya devam ederse başarısız işler makalesine bakın.
Yedekler: 35 gün kuralı
Section titled “Yedekler: 35 gün kuralı”Focus veritabanının şifreli yedeklerini 35 gün tutar. Saklama süresiyle ya da bir KVKK silmesiyle canlı veritabanından kaldırılan veri, yedekler dönüşümle düşene kadar en fazla 35 gün bu yedeklerde kalabilir. Yedekler yalnız bir arızadan sonra hizmeti geri getirmek için kullanılır; bir yedek geri yüklenirse o tarihten sonra yapılan silmeler, veri kullanılmadan önce yeniden uygulanır. Bu süreyi aydınlatma metninizde belirtin (aydınlatma metinleri).
Yasal bekletmeler
Section titled “Yasal bekletmeler”Yasal bekletme, örneğin bir dava ya da denetim sırasında kanıt olarak gerekebilecek verinin Focus tarafından silinmesini durdurur. Yasal bekletmeler sekmesini açın, tek bir kişi ya da bütün organizasyon için bir bekletme ekleyin ve gerekçesini yazın. Bekletme etkinken:
- o kişi için (organizasyon çapındaki bekletmede herkes için) bir KVKK silme başvurusu çalışmak yerine beklemeye alınır (KVKK başvuruları);
- organizasyon kapatılamaz (
tenant_has_legal_hold, organizasyonu kapatma); - gece çalışan saklama, bekletmenin kapsadığı kişilerin etkinliğini, ekran görüntülerini, günlük toplamlarını ve
çevrimiçi durum kayıtlarını korur; ekran görüntüleri elle de silinemez (
screenshot_legal_hold); pencere başlıkları ve web sitesi adresleri yine zamanında temizlenir, rapor ve KVKK dışa aktarımlarının süresi yine 7 günde dolar.
Artık gerekmediğinde bekletmeyi hemen kaldırın: saklama devam eder ve bekleyen başvurular yeniden başlatılabilir. Bekletme eklemek ve kaldırmak denetim kaydına yazılır.