Screenshots – nur mit Einwilligung
Manche Teams brauchen visuellen Kontext: für Kundenabrechnungen, Audits oder die Überprüfung von Arbeitsabläufen. Focus kann in jedem Intervall zu einem zufälligen Zeitpunkt einen Screenshot aufnehmen, ihn standardmäßig auf dem Computer der jeweiligen Person unscharf machen und neben der erfassten Zeit anzeigen.
Screenshots sind standardmäßig deaktiviert. Aufgenommen werden sie nur für die Personen, für die Ihre Organisation sie einschaltet, und erst nachdem die jeweilige Person ausdrücklich eingewilligt hat.
So funktionieren Screenshots
Den meisten Teams reichen Zeit- und Aktivitätsdaten. Screenshots sind für die Fälle da, in denen das nicht genügt – und sie bleiben ausgeschaltet, bis Sie etwas anderes entscheiden.
Ein zufälliger Zeitpunkt in jedem Intervall
Wählen Sie alle 5, 10, 15 oder 30 Minuten – für das Unternehmen, ein Team oder eine Person. Die Desktop-App nimmt zu einem zufälligen Zeitpunkt innerhalb jedes Intervalls ein Bild aller Bildschirme auf, sodass niemand den Zeitpunkt vorhersehen kann, und nie mehr als eines pro Intervall.
Standardmäßig unscharf – auf dem Computer, vor dem Upload
Die Unschärfe ist standardmäßig aktiviert; Inhaber, Admins und Team-Admins können sie ausschalten. Ist sie aktiv, wendet Focus die Unschärfe vor dem Upload auf dem Computer an, sodass ein Bild ohne Unschärfe den Computer der Mitarbeitenden nie verlässt und unsere Server nie ein solches erhalten. Sie sehen, welche Art von Arbeit auf dem Bildschirm war, nicht die Nachrichten, Dokumente oder Kundendaten.
Rahmen nach Ihren Produktivitätsregeln
Die Galerie gruppiert den Tag jeder Person nach Stunden. Ein roter Rahmen markiert eine unproduktive App im Vordergrund, ein Hinweis „Auffällig“ eine unproduktive App, die im Hintergrund sichtbar ist. Beides folgt Ihren aktuellen Produktivitätsregeln, auch bei früheren Screenshots.
Schutzmaßnahmen inklusive
Screenshots können personenbezogene Daten enthalten. Focus behandelt sie entsprechend, im Einklang mit dem KVKK.
Standardmäßig deaktiviert
Ein Inhaber oder Admin schaltet Screenshots für das Unternehmen, ein Team oder eine Person ein, ein Team-Admin für das eigene Team und dessen Mitglieder. Organisationen, die sie nicht brauchen, lassen sie einfach ausgeschaltet.
Hinweis und ausdrückliche Einwilligung (KVKK)
Sie veröffentlichen einen Hinweis zu Screenshots, ausgehend von unserem Standardtext. Für eine Person wird nichts aufgenommen, bis sie im Dashboard einwilligt; sie kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, und kein danach aufgenommener Screenshot erreicht uns: Die Desktop-App stoppt innerhalb von 15 Minuten und verwirft alles, was sie in der Zwischenzeit aufgenommen hat.
Nie während der Privatzeit
Während der Privatzeit, außerhalb der Erfassungszeiten, bei Leerlauf der Person oder bei gesperrtem Bildschirm wird kein Screenshot aufgenommen. Es werden keine Fenstertitel, kein Video und keine Tastenanschläge aufgezeichnet.
Jede Ansicht im Zugriffsprotokoll
Jedes Auflisten, Ansehen und Herunterladen von Screenshots wird im Zugriffsprotokoll festgehalten, und Mitarbeitende sehen, wie oft ihre Daten angesehen wurden.
Rollenbasierter Zugriff
Führungskräfte sehen die Personen, die sie betreuen, Inhaber und Admins sehen alle, und Mitarbeitende sehen ihre eigenen Screenshots, wenn Sie es erlauben. Unser Support-Team kann Screenshots nicht öffnen.
Aufbewahrung und Löschung
Screenshots werden standardmäßig 30 Tage aufbewahrt, oder nach Ihrer Wahl 1 bis 365 Tage. Löschen können sie nur Inhaber und Admins; an der Stelle eines gelöschten Screenshots bleibt ein Protokolleintrag über die Löschung. Die Bilder werden verschlüsselt auf Cloudflare R2 gespeichert.
Setzen Sie Screenshots verantwortungsvoll ein. Informieren Sie Ihr Team, bevor Sie sie aktivieren, erklären Sie, warum sie nötig sind, und prüfen Sie die Anforderungen der für Sie geltenden Datenschutzgesetze (etwa DSGVO oder KVKK). Screenshots sind Teil des Premium-Tarifs und der 14-tägigen Testphase. Wie wir mit Daten umgehen, lesen Sie in unserer Datenschutzerklärung und der Liste der Unterauftragsverarbeiter; alle Einstellungen erklärt das Hilfecenter.
Visueller Kontext – nur dort, wo Sie ihn brauchen
Beginnen Sie mit der Zeiterfassung und schalten Sie Screenshots nur für die Teams und Fälle ein, die sie rechtfertigen.
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