সপ্তাহের পরিকল্পনা করুন। জানুন কে ছুটিতে।
টেমপ্লেট থেকে শিফট পরিকল্পনা করুন, কর্মীদের প্রয়োজনীয় শিফট ও ছুটির অনুরোধ করতে দিন, এবং সবকিছু একটি তালিকা থেকেই অনুমোদন করুন। ছুটির ব্যালান্স ও তুরস্কের সরকারি ছুটি আগে থেকেই যুক্ত, এবং আপনার রিপোর্ট পরিকল্পনা অনুসরণ করে: পুরো দিনের অনুমোদিত ছুটিতে থাকা কাউকে কখনো অনুপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করা হয় না।
10:00–18:00
(সকাল)
শিফট পরিকল্পনা
সপ্তাহ বা মাসের একটি গ্রিড, প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য একটি সারি এবং ওপেন শিফটের জন্য একটি সারি। শিফট সেদিনের কর্মঘণ্টার জায়গা নেয়, তাই দেরি, লক্ষ্য ও ওভারটাইম শিফটের ভিত্তিতে মাপা হয়।
শিফট টেমপ্লেট
"সকাল 07:00–15:00"-এর মতো নিয়মিত শিফট তাদের বিরতি, ন্যূনতম ঘণ্টা, অবস্থান ও রঙসহ কোম্পানি বা একটি টিমের জন্য সংরক্ষণ করুন। কয়েকজন ব্যক্তি ও কয়েকটি দিন বেছে নিয়ে একবারেই একটি টেমপ্লেট থেকে পূরণ করুন।
নাইট শিফট
মধ্যরাত পেরিয়ে চলা শিফট যেদিন শুরু হয় সেদিনের হিসাবে যোগ হয়: 22:00–06:00 শিফট সোমবারে গোনা হয়, অর্ধেক সোমবার আর অর্ধেক মঙ্গলবারে নয়। শিফট 15 মিনিট থেকে 16 ঘণ্টা পর্যন্ত হতে পারে।
দিনে একাধিক শিফট
ভাগ করা দিনেও সমস্যা নেই: একই ব্যক্তির জন্য সকাল ও সন্ধ্যার শিফট পরিকল্পনা করুন। দিনের লক্ষ্য হলো শিফটগুলোর ন্যূনতম ঘণ্টার যোগফল, এবং একজন ব্যক্তির শিফট কখনো একটির ওপর আরেকটি পড়তে পারে না।
ন্যূনতম ঘণ্টা ও বিরতি
প্রতিটি শিফটের একটি শুরু ও শেষের সময়, একটি বিরতি ও ন্যূনতম ঘণ্টা থাকে। ন্যূনতম ঘণ্টা ফাঁকা রাখলে শিফটের দৈর্ঘ্য থেকে বিরতি বাদ দিয়ে যা থাকে, সেটাই ধরা হয়।
অফিস বা রিমোট
প্রতিটি শিফটকে অফিস বা রিমোট হিসেবে চিহ্নিত করুন, যাতে পরিকল্পনায় এক নজরে দেখা যায় কে কর্মস্থলে আছেন।
একটি সপ্তাহ কপি করুন
একটি সপ্তাহ, বা 31 দিন পর্যন্ত যেকোনো সময়কাল, সামনের দিকে সর্বোচ্চ 12 বার কপি করুন। নিশ্চিত করার আগেই দেখবেন কতগুলো শিফট তৈরি হবে, এবং বেছে নেবেন বিদ্যমান শিফটগুলো রাখা হবে নাকি প্রতিস্থাপিত হবে।
ওপেন শিফট
কাউকে নিযুক্ত না করেই একটি টিমের জন্য শিফট পোস্ট করুন। টিম সদস্যরা এটি নেওয়ার অনুরোধ করতে পারেন, এবং একজন ম্যানেজার অনুমোদন দিলে শিফটটি অনুরোধকারীর হয়ে যায়।
ম্যানেজারের অনুমোদনসহ কর্মীদের অনুরোধ
কর্মীরা ফাঁকা দিনে একটি শিফট প্রস্তাব করতে, একটি ওপেন শিফট নিতে বা নিজের কোনো শিফট সহকর্মীর শিফটের সঙ্গে বদল করার অনুরোধ করতে পারেন। একজন ম্যানেজার অনুরোধ অনুমোদন না করা পর্যন্ত কিছুই বদলায় না। কোম্পানি, একটি টিম বা একজন ব্যক্তির জন্য কর্মীদের অনুরোধ বন্ধ করা যায়।
শিফট নেই এমন দিনগুলো আগের মতোই কর্মঘণ্টা অনুসরণ করে, অথবা আপনি চাইলে ছুটির দিন হিসেবে গোনা হয়। ট্র্যাকিংয়ের সময় সীমিত করলে ডেস্কটপ অ্যাপ তখনও শুধু সেই সময়ের মধ্যেই কার্যকলাপ পাঠায়, এবং কোনো শিফট সেই সময়ের বাইরে পড়লে শিফট ফর্ম আপনাকে সতর্ক করে।
অনুপস্থিতির ক্যালেন্ডার
কে ছুটিতে এবং কেন, তার একটি মাসিক ক্যালেন্ডার — অনুরোধ, অনুমোদন ও ছুটির ব্যালান্স একই জায়গায়।
আপনার ঠিক করা ছুটির ধরন
সাতটি ধরন ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত: বার্ষিক ছুটি, অসুস্থতাজনিত ছুটি, অবৈতনিক ছুটি, রিমোট কাজ, ব্যবসায়িক সফর, মাতৃত্ব/পিতৃত্বকালীন ছুটি এবং অন্যান্য। এগুলোর নাম বদলান বা আর্কাইভ করুন এবং নিজের ধরন যোগ করুন। প্রতিটি ধরনের জন্য বেছে নিন এটি সবেতন কি না, অনুমোদন লাগবে কি না, ব্যালান্স থেকে কাটা যাবে কি না, কাজের সময় হিসেবে গোনা হবে কি না, এবং এর রঙ।
পুরো দিন, অর্ধদিবস বা ঘণ্টা
প্রতিটি ধরন যেমন অনুমতি দেয়, সেভাবে পুরো দিন, সকাল বা বিকেল, অথবা কয়েক ঘণ্টার জন্য অনুরোধ করুন। পাঠানোর আগে ফর্মটি দেখায় অনুরোধে কত দিন খরচ হবে।
ই-মেইল নোটিফিকেশনসহ অনুমোদন প্রক্রিয়া
মালিক ও অ্যাডমিনরা সবার জন্য অনুমোদন দেন, টিম অ্যাডমিনরা নিজের টিমের জন্য, এবং কেউ নিজের অনুরোধ অনুমোদন করতে পারেন না। অনুরোধ এলে অনুমোদনকারীরা একটি ই-মেইল পান, আর সিদ্ধান্ত হলে কর্মী একটি ই-মেইল পান। অসুস্থতাজনিত ছুটির নোট কখনো ই-মেইলে আসে না।
ছুটির ব্যালান্স
প্রতিটি ধরনকে একটি বার্ষিক বরাদ্দ দিন, যা বছরের শুরুতে বা মাসে মাসে যোগ হয়, এবং পরের বছরে নিয়ে যাওয়া দিনের একটি সর্বোচ্চ সীমা ঠিক করুন। মালিক ও অ্যাডমিনরা কোনো ব্যক্তির জন্য ভিন্ন বরাদ্দ বা সমন্বয় ঠিক করতে পারেন। প্রত্যেকে নিজের ব্যবহৃত, অপেক্ষমাণ ও এখনো পাওয়া যায় এমন দিন দেখেন, এবং যে অনুরোধ ব্যালান্স ছাড়িয়ে যাবে তা প্রত্যাখ্যাত হয়, যদি না সেই ধরনে তার অনুমতি থাকে।
তুরস্কের সরকারি ছুটি আগে থেকেই যুক্ত
সরকারি ছুটি, প্রতি বছর তারিখ বদলানো ধর্মীয় ছুটি এবং ছুটির আগের দিনের অর্ধদিবস ছুটি (arife) আগে থেকেই ক্যালেন্ডারে আছে। কোনো ছুটির দিনে কাজ করলে সেটিকে কর্মদিবস হিসেবে চিহ্নিত করুন, এবং পুরো দিন বা শুধু বিকেলের জন্য আপনার কোম্পানির নিজস্ব ছুটি যোগ করুন। ডিফল্টভাবে, আগে থেকে যুক্ত ছুটিগুলো তুরস্কের টাইম জোনে থাকা মানুষদের জন্য প্রযোজ্য; কোম্পানি, একটি টিম বা একজন ব্যক্তির জন্য এগুলো চালু বা বন্ধ করা যায়।
ছুটির তথ্য ব্যক্তিগত থাকে
কর্মীরা নিজেদের ছুটি ও টিমের শিফট দেখেন, সহকর্মীদের ছুটি নয়। ম্যানেজাররা শুধু তাঁদের রোল যাঁদের দেখার অনুমতি দেয়, তাঁদের ছুটি দেখেন।
পরিকল্পনা অনুসরণ করা রিপোর্ট
পুরো দিনের অনুমোদিত ছুটিতে থাকা কর্মী, অথবা কোনো শিফট নির্ধারিত না থাকা সরকারি ছুটির দিনে কর্মীদের কখনো অনুপস্থিত বা দেরি হিসেবে চিহ্নিত করা হয় না; অর্ধদিবস ও ঘণ্টাভিত্তিক ছুটি দিনের লক্ষ্য কমিয়ে দেয় এবং প্রত্যাশিত শুরু বা শেষের সময় সরাতে পারে। কার্যকারিতার হিসাবে ছুটির দিনগুলো বাদ থাকে।
- শিফটের দিনে আগমন, দেরি, দৈনিক লক্ষ্য ও ওভারটাইম শিফটের ভিত্তিতে মাপা হয়।
- অর্ধদিবস ও ঘণ্টাভিত্তিক ছুটি প্রত্যাশিত শুরু বা শেষের সময় সরিয়ে দেয় এবং দিনের লক্ষ্য আনুপাতিক হারে কমায়।
- যেসব ধরন কাজের সময় হিসেবে গোনা হয়, যেমন ব্যবসায়িক সফর, সেগুলো দিনের লক্ষ্য পর্যন্ত ঘাটতি ছুটির ক্রেডিট হিসেবে পূরণ করে।
- ড্যাশবোর্ড দেখায় আজ কে ছুটিতে, আর রিপোর্টে প্রত্যেক ব্যক্তির ছুটি ও সরকারি ছুটির দিন যোগ হয়।
- ছুটি অনুমোদন বা সরকারি ছুটি যোগ করলে আগের রিপোর্টও আপডেট হয়; নতুন করে কিছু হিসাব করতে হয় না।
আগে থেকে যুক্ত সরকারি ছুটিগুলো দুটি প্ল্যানেই রিপোর্টে বিবেচনা করা হয়। শিফট পরিকল্পনা এবং ছুটি, ব্যালান্স ও সরকারি ছুটি পরিচালনা Premium-এর অংশ।
সব অনুমোদনের জন্য একটি তালিকা
Calendar › Approvals (ক্যালেন্ডার › অনুমোদন) পৃষ্ঠায় জমা হয় ছুটির অনুরোধ, শিফটের অনুরোধ এবং অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা অফলাইন সময়। ধরন, টিম, ব্যক্তি বা তারিখ অনুযায়ী ফিল্টার করুন, এবং একসঙ্গে কয়েকটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করুন — প্রত্যাখ্যানের সময় একটি নোটসহ।
শিফট ও অনুপস্থিতির এক্সপোর্ট
রেডিমেড টেমপ্লেট থেকে শিফট ও অনুপস্থিতি Excel (xlsx), CSV বা PDF হিসেবে ডাউনলোড করুন, অপশন হিসেবে ওপেন শিফট ও অনুরোধের স্ট্যাটাসসহ। এক্সপোর্ট সম্পর্কে।
পরিকল্পনা, ছুটি ও রিপোর্ট — সব একসঙ্গে মেলে
শিফট ও অনুপস্থিতিসহ সব Premium ফিচার নিয়ে 14 দিনের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন।
ক্রেডিট কার্ড লাগবে না · 14 দিনের ফ্রি ট্রায়াল